Dauer: Der Aufenthalt im Land der Partnerschule sollte mindestens 3 Wochen betragen. (Genauere Begründung auf Anfrage). Man braucht meist 2 Tage zur Anreise und 2-3 Tage als „Puffer“ bei der Abreise. Das Projekt vor Ort sollte anspruchsvoll sein und sollte vor der Abreise zumindest in der geplanten Bauphase abgeschlossen sein. Ein Musicalprojekt sollte mit einer Aufführung enden. Bei einem „Dreiecksprojekt“ fährt man nur alle 2 Jahre an die Partnerschule z.B. in Afrika. In dem Jahr dazwischen gibt es ein Austauschprojekt mit der europäischen Partnerschule mit doppelt so vielen Schülern wie mit nach z.B. Afrika fahren. Hierbei wählen die Schüler die aus, die mit nach Afrika fahren dürfen (Erläuterung auf Anfrage). 

Gruppengröße: Die Gruppe sollte nicht zu groß sein, (Näheres auf Anfrage) etwa 10-maximal 15 Personen aus den beiden europäischen Ländern und gleich viele Personen in der Kontaktgruppe vor Ort. Das heißt 8-12 Schüler plus 2-4 Lehrer pro europäische Schule. 

Kosten: Die Flugkosten variieren stark je nach Land und Termin. Sie sind (waren kurioser weise) bei einer größeren Gruppe eher höher als für den Einzelnen. Sagen wir mal 1.000€. Visum 80€. Hinzu kommen etwa 4 Tage im Hotel  sagen wir 150€ pro Person, 24 Tage Selbstverpflegung 5€/Tag und Person 120€, Inlandstransport (nicht billig) 150€, Sonstiges 180€. Summe 1.600€/Person. 

Finanzierung der Reisekosten: Wir wurden immer durch das NRW Programm Konkreter Friedensdienst unterstützt. Das Programm trägt die Flugkosten. Meist wurden aber nicht alle Teilnehmer unterstützt. Bei uns hat die Schule nichts zu den Reisekosten der Lehrer beigetragen. Nehmen wir an es gibt 10 Schüler und 4 Lehrer, 10 Personen werden unterstützt. Die Reisekosten betragen dann in unserer Modellrechnung 22.400€. Konkreter Friedensdienst 10.000€, verbleiben 12.400€. Jeder Schüler zahlt 800€ und jeder Lehrer 1.100€. (In der Regel können die Kosten steuerlich geltend gemacht werden.) Das ist aber (wie gesagt) nur eine grobe Beispielrechnung.

Finanzierung der Projektkosten: Die Projektkosten hängen natürlich vom anvisierten Projekt ab. Wir haben hierzu Spendenaktionen an der Schule (5€ Aktion, Spendenlauf…) durchgeführt und dabei meist 10.000€ (bei 1.000 Schülern) oder mehr eingespielt. Dazu kamen Sach- und Geldspenden. Unsere Partnerschule in Holland war bei den Spendenaktionen besser als wir. Es lassen sich also 20.000€ oder mehr aus „Bordmitteln“ einspielen.

Rückbesuch: Ja nach der Situation im Partnerland kann ein Rückbesuch der z.B. Afrikaner in Deutschland sehr problematisch sein (Erläuterung auf Anfrage).

Verankerung in der Schule: Wichtig ist (in vielerlei Hinsicht) dass die Erfahrungen aus dem Projekt an die Schulgemeinde weiter gegeben werden. Sinnvoll ist es, einen Film über das Projekt zu drehen (etwa 25-30min). Dann kann man Schüler, die mit in z.B. Afrika waren durch die Klassen schicken oder man macht eine Bildausstellung zum Projekt in der Aula, durch die Schüler (Teilnehmer) führen. Ein Bericht auf der Schulhomepage, Artikel in lokalen Zeitungen, im Lokalradio und/oder Fernsehen unterrichten die Öffentlichkeit.